SURAT MENYURAT
Kegiatan surat menyurat (korespondensi)
penting dalam kegiatan usaha karena sebagai
salah satu bentuk
hubungan dengan pihak
lain yang bersangkutan, seperti
pemasok dan pelanggan.
Jenis surat yang digunakan dalam kegiatan usaha
disebut juga dengan surat niaga.
Surat niaga dimulai dengan
pembukaan yang tepat
dan menariik kemudian diikuti dengan
pengutaran masalah secara
jelas, dengan tetap memberikan sikap
ramah, sopan dan
simpatik. Jenis-jenis surat
niaga antara lain :
1.
Surat Perkenalan
Surat
perkenalan adalah surat
dari penjual kepada
calon pembeli yang berisi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh
pembeli. Dengan cara
berkirim surat, penjual
mengharapkan agar calon membeli
memberi sambutan yang
menyenangkan sehingga perkenalan tersebut
akan berlanjut ke
tahap selanjutnya, yaitu transaksi bisnis. Dengan demikian,
dalam surat perkenalan, terdapat unsure
penawaran meskipun sifatnya
terselubung/tidak kentara.
Surat penawaran berisi
informasi (profil) perusahaan
penjual yang terdiri atas :
a. Nama
perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
b.
Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang
dipakai
c.
Pekerjaan/proyek yang pernah ditangani
d.
Harapan yang dikehendaki calon penjual
2.
Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat
yang diminta dan dikirimkan calon pembeli kepada penjual untuk meminta
penawaran mengenai barang atau
jasa tertentu yang
dibutuhkannya. Dengan adanya
penawaran dari penjual, nantinya calon pembeli akan dapat mengetahui harga,
syarat jual beli,
cara pembayaran, cara penyerahan barang
maupun keterangan lainnya
mengenai suatu barang atau jasa yang akan dibelinya. Biasanya calon pembeli akan meminta daftar harga
produk dan mengirimkan surat penawaran ke banyak penjual.
Surat penawaran yang
masuk nantinya akan diseleksi mmanakah
yang paling sesuai
dengan kebutuhan dan kondisi keuangannya. Surat permintaan
penawaran merupakan tahap
awal terjadinya proses transaksi
bisnis seperti halnya
surat perkenalan dari penjual
kepada relasi yang sdah dikenal baik. Surat permintaan penawaran cukup
dibuat menggunakan kartu
pos sehingga isinya singkapt dan sederhana namun memiliki
kedudukan yang kuat. Dalam surat permintaan
penawaran, informasi yang diinginkan calon pembeli antara lain :
- Nama
dan jenis barang
-
Cirri-ciri khusus (spesifikasi)
barang yaitu tipe,
ukuran, kualitas, kapasitas, dan warna
- Harga
satuan
- Cara
pembayaran
- Cara
penyerahan barang
-
Potongan harga
-
Kemduahan yang mungkin diperoleh pembeli seperti : servis, gratis, dan garansi Selain yang
telah disbutkan di
atas, informasi lain yang
diminta calon pembeli, antara lain :
a. Daftar harga
Daftar
harga merupakan suatu daftar
yang dicetak sedemikian rupa yang
berisi rinsian nama-nama
barang yang ditawarkan berikut harga satuannya
b.
Brosur/prospectus
Brosur adalah lembaran keterangan mengenai
barang yang akan ditawarkan/dipromosikan
dari suatu produksi
yang baru. Umumnya berisi
gambar dan keterangan
singkat mengenai keadaan barang,
merek, tipe, kualitas,
kapasitas, dan hal-hal yang
berhubungan dengan jual
beli. Keteragan yang
diberikan pada prospetus lebih menerangkan kepada jasa, bukan barang.
c. Leaflet
Leaflet
merupakan lembaran kertas
berlipat yang memuat gambar lengkap dengan keterangan
mengenai jenis, ukuran, tipe model, kapasitas, cara pemakaian produk, dan
sebagainya.
d. Buklet
Buklet merupakan buku kecil yang berisi
keterangan mengenai data suatu barang
secara lengkap dan
jelas (keterangan yang sama seperti yang tertera pada brosur
dan leaflet)
e. Catalog
Catalog merupakan daftar
yang memuat berbagai jenis
produk perusahaan, dapat berbentuk
lembaran, ataupun buku
yang menyerupai buklet, begitu
juga dengan keterangan
yang tercantum di dalamnya
3.
Surat Penawaran
Surat
penawaran merupakan surat
yang dibuat dan dikirimkan oleh
penjual kepada calon
pembeli untuk menawarkan
barang atau jasa.
Penawaran dapat terjadi
karena adanya permintaan penawaran
dari calon pembeli.
Oleh karena itu,
surat penawaran dapat dibedakan atas dua macam, yaitu :
a.
Surat penawaan atas dasar
permintaan penawaran
b.
Surat penawaran atas inisiatif penjual sendiri Surat penawaran disebut juga dengan surat jual, oleh karena itu memiliki kedudukan
yang lemah di mata penerima surat. Untuk mengatasinya, penyusunan surat
harus memenuhi syarat berikut :
a.
Bahasa surat harus menarik agar menimbulkan minat
b.
Isi surat tidak
boleh bertentangan dengan
kondisi barang atau jasa yang ditawarkan
c. Isi
surat harus memotivasi pembaca agar ingintahu lebih lanjut tentang sesuatu yang
ditawarkan
d.
Keterangan yang diberikan
lengkap, dan sebaiknya
dilampiri gambar Selain
menarik, surat penawaran harus
menyuguhkan informasi yang lengkap, jelas dan actual. Isi pokok surat penawaran
adalah :
a.
Rincian nama, jenis, barang yang ditawarkan, berikut merek, dan tipenya
b.
Menyebutkan kualitas dan
kapasitas barang yang ditawarkan
c.
Menyebutkan ketentuan harga,
cara pengiriman, dan penyerahan barang, menyebutkan kemudahan-kemudahan lain yang akan menguntungkan pembeli
d.
Mencantumkan sifat penawarannya,
seperti penawaran bebas, berjangka, dan penawaran terikat
4.
Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan surat yang dibuat
pembeli kepada penjual yang berisikan
pemesanan barang atau jasa
tertentu. Pesanan dilakukan setelah pembeli mengetahui informasi mengenai produk yang akan dibeli.
Informasi tertentu dapat diperoleh melalui :
a.
Surat penawaran
b.
Petugas pemasaran (wiraniaga) perusahaan
c.
Pemasaran melalui iklan media cetak
d.
Penawaran melalui display atau pameran
Surat
pesanan merupakan surat
beli yang memiliki kedudukan kuat. Oleh sebab
itu, surat pesanan tidak perlu
disusun dengan bahasa yang menarik seperti surat penawaran, yang penting
singkapt, jells, dan
sopan. Segala hal
mengenai pesanan harus disebutkan dengan
lengkap dan jelas
dalam surat pesanan. Hal
ini akan sangat membantu
proses jual beli.
Isi pokok surat
pesaan, antara lain :
a.
Nama, jelas, tipe, dan ciri-ciri barang yang akan dipesan,
b.
Jumlah atau banyaknya pesanan
c. Cara
pembayaran
d. Cara
penyerahan dan pengiriman barang yang dikehendaki
e.
Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan, dan kapan barang
itu diharapkan tiba Beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam
membuat surat pesanan yaitu :
a.
Perlu dipikirkan kemampuan
keuangan, jangan sampai
setelah barang dikirim uangnya belum tersedia
b.
Apakah barang yang
dipesan itu mendesak
atau masih dapat ditunda ?
c.
Risiko apa yang
terkandung dalam barang
yang dipesan, misalnya mengenai
tempat atau gudang ?
d.
Apakah barang yang
dipesan perusahaan menguntungkan atau tidak ?
5.
Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Setelah
penjual menerima surat
pesanan, hal selanjutnya adalah memberi
kabar kepada pembeli
mengenai pesanannya terpenuhi
ataupun tidak. Balasan dari penjual tersebut disebut surat penerimaan pesanan,
yang pengirimnya disertai
dengan surat pemberitahuan
pengiriman barang. Surat
pemberitahuan pengiriman barang
adalah surat yang dikirim
oleh penjual kepada
pembeli dengan maksud
untuk memberitahuakan bahwa pesanan sudah diterima dan barang sudah
dikirim ke alamat
pembeli. Pengiriman surat
pemberitahuan pengiriman
barang harus disertai
dengan faktur. Bila
barang yang dikirimkan
menggunakan peti, maka harus dilampiri packing list. Fungsi surat pemberitahuan
pengiriman barang, antara lain :
a.
Untuk menyakinkan pembeli
bahwa pesanan sudah
dilayani dengan baik
b.
Sebagai pedoman untuk pengiriman barang
c.
Sebagai alat untuk mengecek apakah barang yang dikirim sesuai dengan
yang dipesan
d.
Sebagai alat penagih bila pembeli lupa atau tidak mau membayar
Hal-hal yang
tercantum dalam surat
pemberitahuan pengiriman barang adalah :
a. Nama
dan jenis barang yang akan dikirim
b.
Jumlah barang
c.
Harga barang
d.
Kualitas barang
e. Cara
pengangkutan barang
f. Cara
pengepakan
g.
Keterangan-keterangan lain yang dilampirkan
6.
Surat Pengaduan
Adakalanya
transaksi jual beli
antara pembeli dan
penjual mengalami masalah. Apabila
kerugian yang diderita
sudah berada dalam batas
toleransi umum, maka
pihak yang dirugikan
akan mengajukan surat pengaduan
(claim). Surat pengaduan
(claim) adalah surat yang
dibuat oleh pembeli kepada
penjual dengan maksud
memberitahukan bahwa barang
yang dikirim tidak sesuai dengan
maksud pesanan. Ketidaksesuaian yang
dapat mengakibatkan
penuntutan antara lain
kerusakan barang/hilang selama pengiriman,
jumlah barang berkurang, pengiriman yang telat, kualitasnya tidak
sesuai dengan pesanan,
kesalahan yang tidak terduga (force majeur). Surat pengaduan
biasanya memuat antara lain nama dan jenis barang yang
diterima, macam penyimpanan yang
terjadi dalam pengiriman barang,
serta cara penyelesaian masalah. Tidak
semua pengaduan dapat diterima. Macam penyimpanan yang terjadi dalam
pengiriman barang, serta
cara penyelesaian masalah. Tidak
semua pengaduan dapat memenuhi syarat sebagai berikut:
a.
Memiliki alasan kuat dengan bukti yang sah
b.
Harus bersifat adil dan benar
c.
Harus sopan dan hormat untuk menjaga relasi Penyusunan surat pengaduan
adalah sebagai berikut :
-
Hubungkan dengan surat pengiriman barang
-
Jelaskan dengan surat pengiriman barang
-
Berikan penyimpangan yang terjadi dan bukti-buktinya
-
Sebutkan cara penyelesaian dengan tegas
-
Akhiri surat dengan penuh harapan
7.
Surat Pengiriman Pembayaran
Setelah pembeli menerima barang, maka ia harus segera memenuhi kewajibannya, yaitu membayar barang yang dipesan dan mengirimsurat pengiriman
pembayaran. Hal-hal yang
perlu ditulis pembeli dalam surat pengiriman pembayaran,
yaitu :
a.
Jumlah barang yang diterima
b.
Harga yang seharusnya (harga faktur)
c.
Waktu pembayaran d. Cara
pembayaran
e.
Besarnya pembayaran
f.
Bukti pembayaran
0 komentar:
Posting Komentar